Dalla contabilità aziendale alla contabilità familiare: un unico approccio

I numeri servono soprattutto a capire dove possiamo andare

Nel mio lavoro la contabilità significa scadenze, registrazioni, documenti, pagamenti, adempimenti e programmazione.

Nella vita familiare, naturalmente, le regole sono molto diverse. Eppure negli anni mi sono resa conto che alcuni principi che utilizzo professionalmente sono gli stessi che mi aiutano a organizzare meglio anche la quotidianità.

Per me tutto parte dalla consapevolezza delle proprie possibilità economiche.

Sapere su quali basi possiamo contare permette di organizzare le spese necessarie, programmare quelle future, affrontare gli imprevisti e, quando possibile, mettere da parte qualcosa per progetti, desideri e obiettivi più lontani.

Non significa controllare ogni centesimo.

Significa soprattutto sapere dove stiamo andando.

Prevedere prima di dover affrontare

Una delle competenze che sento maggiormente in comune tra lavoro e vita privata è la capacità di prevedere.

Ci sono spese che conosciamo in anticipo: bollette, assicurazioni, tasse, manutenzione dell'auto, vacanze, spese scolastiche o sanitarie e molti altri costi che, pur non presentandosi tutti ogni mese, prima o poi arriveranno.

Cerco quindi di non considerarli degli eventi improvvisi soltanto perché la loro scadenza è lontana.

Programmare significa per me cercare di arrivare a quella data avendo già costruito, poco alla volta, le condizioni per affrontarla.

Lo stesso vale per gli obiettivi più grandi.

Una nuova casa, un'automobile, il futuro di nostro figlio o semplicemente un progetto familiare possono richiedere molto tempo. Alcuni magari cambieranno, altri forse non verranno mai realizzati esattamente come li avevamo immaginati.

Ma penso che valga comunque la pena iniziare.

Se non si prova a costruire qualcosa, anche un piccolo passo alla volta, diventa molto difficile arrivarci.

Risparmiare prima, non con quello che avanza

Una delle convinzioni che ho maturato con il tempo è che il risparmio debba essere considerato prima delle spese e non soltanto dopo.

Quando arrivano le entrate del mese cerco di destinare subito una parte agli obiettivi futuri e una parte agli imprevisti, naturalmente sempre nei limiti delle possibilità del momento.

Trovo che questo aiuti anche a valutare meglio tutto ciò che viene dopo.

Se invece il risparmio fosse semplicemente quello che rimane a fine mese, sarebbe molto più facile trovare continuamente nuove ragioni per spendere.

Questo non significa però trasformare un obiettivo in un'ossessione.

Ci sono mesi nei quali il programma viene rispettato e altri nei quali la vita decide diversamente. Per me una buona organizzazione deve servire a dare maggiore tranquillità, non a produrre ansia quando qualcosa non va esattamente come previsto.

Budget, salvadanai e strumenti digitali

Nel tempo è cambiato anche il modo in cui tengo sotto controllo le informazioni.

Da studentessa annotavo entrate e uscite su un foglio impostato con la logica della partita doppia. Le cifre e le esigenze erano molto più semplici di oggi, anche se allora non sembravano affatto semplici.

Successivamente sono arrivati Excel e gli estratti conto bancari.

Oggi utilizzo soprattutto strumenti più comodi da consultare anche dal telefono: un'applicazione collegata al conto corrente mi permette di seguire entrate e uscite, verificare il budget mensile e organizzare diversi salvadanai virtuali.

Alcuni servono per costi che so già si presenteranno durante l'anno, altri per obiettivi più lontani.

Per le scadenze utilizzo calendario e promemoria, mentre documenti e ricevute importanti vengono conservati anche in un archivio digitale.

Lo strumento, però, per me rimane secondario.

Può cambiare Excel, può cambiare l'applicazione, può cambiare il sistema utilizzato: quello che conta è avere un metodo comprensibile e sostenibile nel tempo.

Preventivo e consuntivo, anche senza chiamarli così

Quando devo affrontare una spesa importante cerco quasi sempre di stabilire prima un limite sulla base delle possibilità economiche del momento.

Poi verifico quello che è realmente accaduto.

Ogni mese guardo soprattutto le spese sulle quali abbiamo un margine di scelta. Alcuni costi sono necessari e difficilmente comprimibili; su altri, invece, possiamo decidere.

Se una voce supera molto quanto avevo previsto, cerco di capire se posso compensarla riducendo qualcos'altro oppure riequilibrando la spesa nei mesi successivi.

È, in fondo, una forma molto semplice di confronto tra preventivo e consuntivo.

Non serve che tutto coincida perfettamente.

Serve accorgersi quando qualcosa cambia e decidere consapevolmente cosa fare.

«Possiamo permettercelo» non significa sempre «conviene farlo»

Davanti a una scelta importante non considero soltanto il prezzo.

Valuto la necessità reale, le alternative disponibili, la qualità, la durata, i possibili costi futuri e l'impatto che quella decisione può avere sull'equilibrio complessivo della famiglia.

A volte spendere qualcosa in più oggi può significare risparmiare nel tempo.

Altre volte possiamo anche permetterci una piccola pazzia, ma se nasce soltanto dall'impulso del momento preferisco pensarci due volte.

O anche dieci.

Mi capita quindi di rimandare acquisti che sarebbero economicamente possibili, soprattutto quando so che le esigenze della famiglia potrebbero cambiare.

Avere disponibilità economica per fare qualcosa e stabilire che sia davvero il momento giusto per farla sono, per me, due valutazioni diverse.

Le decisioni importanti si prendono insieme

Mi occupo principalmente dell'organizzazione delle spese ordinarie, ma la gestione economica della famiglia è condivisa.

Quando dobbiamo affrontare una decisione importante ne parliamo, valutiamo le alternative, ci informiamo anche separatamente e poi mettiamo insieme quello che abbiamo scoperto.

Ognuno porta le proprie capacità, il proprio punto di vista e le proprie competenze.

La decisione arriva quando entrambi siamo convinti.

Credo che anche questo faccia parte di una buona organizzazione: i numeri forniscono informazioni, ma le decisioni restano delle persone.

Responsabilità, priorità e capacità di prevedere

Se dovessi scegliere le tre qualità che considero più importanti nella gestione economica direi:

responsabilità, capacità di stabilire le priorità e capacità di prevedere.

La precisione e l'organizzazione sono importanti, così come la costanza e la prudenza, ma non penso che una buona gestione significhi semplicemente avere tabelle perfette.

Per me avere i conti sotto controllo significa soprattutto riuscire ad avere un'idea di ciò che potrà accadere nel medio e nel lungo periodo.

Naturalmente l'organizzazione, da sola, non può risolvere tutto: la serenità dipende prima di tutto dalle effettive possibilità economiche.

Ma sapere cosa ci aspetta può certamente aiutare.

Una famiglia non è un'azienda

Non credo che una famiglia debba essere gestita come un'impresa.

Un'azienda ha obblighi fiscali, previdenziali, contabili e amministrativi completamente diversi. Ha regole, dimensioni economiche e strumenti finanziari che non avrebbe alcun senso trasferire automaticamente nella vita privata.

Anche l'indebitamento, per esempio, può avere per un'impresa logiche e conseguenze fiscali che non esistono allo stesso modo per una famiglia.

Quello che può essere trasferito non sono quindi le regole aziendali.

È il metodo.

Prevedere i costi.

Conoscere le scadenze.

Stabilire delle priorità.

Confrontare quello che avevamo immaginato con quello che è realmente successo.

Prendere decisioni partendo da dati concreti.

Una famiglia non è un'azienda.

È, semmai, un caos amorevole che può sempre migliorare.

Quello che il lavoro porta nella vita, e viceversa

Il lavoro contabile mi ha dato metodo e mi ha fatto conoscere strumenti che oggi utilizzo naturalmente anche nella vita quotidiana.

La gestione delle scadenze ne è probabilmente l'esempio più evidente, insieme all'organizzazione dei documenti necessari per adempimenti come la Dichiarazione dei Redditi o il calcolo dell'ISEE.

Ma il trasferimento di competenze funziona anche nella direzione opposta.

Non siamo fatti soltanto delle capacità apprese sul posto di lavoro.

L'esperienza personale, per esempio, mi ha insegnato molto sull'empatia e sulla capacità di comprendere i problemi delle persone. Sono qualità che mi hanno aiutata anche professionalmente e che considero importanti nel rapporto con clienti, fornitori e colleghi.

Credo che tutte le nostre esperienze contribuiscano a costruire le persone che siamo, anche nel lavoro.

Vedere cosa dicono i numeri. E poi decidere.

Nel tempo ho commesso anch'io errori di valutazione: acquisti dettati dal desiderio del momento o da una necessità temporanea, senza aver considerato abbastanza tutte le alternative.

Fanno parte dell'esperienza.

Se oggi potessi dare un consiglio alla Rosa di vent'anni fa, le direi soprattutto questo:

metti da parte il risparmio prima di iniziare a spendere.

È anche così che diventa più semplice capire quali spese siano davvero necessarie e quali possano aspettare.

Non cerco la perfezione e non penso che una famiglia debba vivere all'interno di un foglio di calcolo.

Preferisco un approccio molto più semplice:

vediamo cosa dicono i numeri e dove possiamo andare.